【集萃網(wǎng)觀察】展臺(tái)工作是整個(gè)展覽工作最重要、最關(guān)鍵的階段，所有展覽籌備工作都是為了這個(gè)階段。展覽的價(jià)值主要在這一階段得到實(shí)現(xiàn)。如果籌備順利、充分，展臺(tái)工作將決定展出是否成功。如前所述，準(zhǔn)備工作相當(dāng)于“搭臺(tái)”，展臺(tái)工作相當(dāng)于“唱戲”。臺(tái)搭好了，演出還不算成功；戲唱好了，演出才算成功。

    展臺(tái)工作指展覽會(huì)開(kāi)幕期間展臺(tái)工作人員在展臺(tái)上的工作，包括展臺(tái)接待、展臺(tái)推銷(xiāo)、展臺(tái)記錄等工作。

    1、展前工作

    展前工作是指展臺(tái)人員抵達(dá)展出地至展覽會(huì)開(kāi)幕前這一段時(shí)間所做的工作。展前工作既是籌備工作的最后沖刺階段，也是展臺(tái)工作的前奏。這一段工作的特點(diǎn)：一是時(shí)間有限，沒(méi)有任何延長(zhǎng)的余地，因此相當(dāng)緊張；二是各項(xiàng)籌備工作齊頭并進(jìn)全面開(kāi)展，事情多、環(huán)節(jié)多，容易忙亂，因此壓力相當(dāng)大。為了使各項(xiàng)工作按質(zhì)、按量、按時(shí)完成，必須進(jìn)行有效地管理。

    （1）展臺(tái)籌備

    第一是計(jì)劃。開(kāi)始工作之前，通盤(pán)考慮各方面的工作，詳細(xì)制定計(jì)劃，協(xié)調(diào)安排工作，尤其是相互關(guān)聯(lián)的工作一定要考試周到，比如運(yùn)輸和施工，施工和布置等。如果幾項(xiàng)工作互相銜接，就必須規(guī)定截止期。在展覽工作中，按時(shí)非常重要。各項(xiàng)工作要落實(shí)到人。制定好計(jì)劃后，可以編制工作進(jìn)度表。如果展臺(tái)規(guī)模小，可以由展臺(tái)經(jīng)理一人制定計(jì)劃、指揮。如果展臺(tái)規(guī)模大，則應(yīng)當(dāng)由各方面具體負(fù)責(zé)人制定細(xì)節(jié)計(jì)劃，由展臺(tái)經(jīng)理協(xié)調(diào)總計(jì)劃。

    第二是布置。工作、時(shí)間和人員安排好后，必須通知到每個(gè)有關(guān)人員，并將計(jì)劃表發(fā)給展臺(tái)人員，讓其知道自己的工作任務(wù)、職權(quán)范圍、工作期限。除了讓有關(guān)人員知道自己的工作之外，還應(yīng)該知道相關(guān)人員和工作的前后銜接關(guān)系。

    第三是監(jiān)督。展覽管理工作中要有檢查、監(jiān)督機(jī)制。各方面的負(fù)責(zé)人和展臺(tái)經(jīng)理要隨時(shí)、頻繁地檢查、監(jiān)督工作進(jìn)度和質(zhì)量，使展前工作嚴(yán)格按計(jì)劃實(shí)施。

    第四是協(xié)調(diào)。一旦出現(xiàn)問(wèn)題，立即設(shè)法調(diào)整、解決。必要時(shí)加人、加班。

    第五是檢查。各項(xiàng)工作要檢查驗(yàn)收。對(duì)于委托的工作，比如展臺(tái)施工、道具租賃、展品運(yùn)輸?shù)榷紤?yīng)當(dāng)進(jìn)行檢查驗(yàn)收。檢查驗(yàn)收應(yīng)有書(shū)面憑據(jù)。檢查主要是為了保證工作質(zhì)量，同時(shí)檢查結(jié)果也是解決糾紛的憑據(jù)。

    第六是聯(lián)絡(luò)工作。展臺(tái)人員在抵達(dá)展覽會(huì)所在地后，應(yīng)當(dāng)接觸到有關(guān)部門(mén)，首先，與當(dāng)?shù)卮�理�?lián)系。當(dāng)?shù)卮�理熟悉環(huán)境，可以幫助解決一些問(wèn)題；其次，與展覽會(huì)各方面建立聯(lián)系，包括展覽會(huì)的新聞中心、問(wèn)訊處、接待人員、技術(shù)人員、新聞經(jīng)理、以及現(xiàn)場(chǎng)組織經(jīng)理；第三，與運(yùn)輸公司聯(lián)系，如果是出境展出，還會(huì)涉及海關(guān)，也要建立關(guān)系；第四，與施工公司聯(lián)系。如果有可能，與提供展具、服務(wù)等單位也有直接聯(lián)系，這種人際關(guān)系有助于合同對(duì)方執(zhí)行合同，并在困難的條件下，能獲得其優(yōu)先服務(wù)；第五，如果是出境展出，與當(dāng)?shù)厥桂^、商務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)系，他們可以提供當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)情況。另外，視展出需要與其他有關(guān)方面建立聯(lián)系，比如：如果展出規(guī)模大，展出目的是宣傳，就可以與當(dāng)?shù)匦侣劽襟w建立聯(lián)系。到達(dá)展場(chǎng)后，要立即拜見(jiàn)展覽會(huì)負(fù)責(zé)人，建立聯(lián)系。

    第七是展品、運(yùn)輸工作。主要是辦理有關(guān)手續(xù)，將展品運(yùn)抵展場(chǎng)、進(jìn)館、就位、開(kāi)箱、清點(diǎn)、布置。清點(diǎn)要認(rèn)真，根據(jù)編號(hào)逐件清點(diǎn)，逐項(xiàng)核對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)點(diǎn)多、點(diǎn)缺、損壞等情況應(yīng)按規(guī)定填寫(xiě)原始憑證或受損報(bào)告書(shū)�？障洳灰獡p壞，包裝材料等要保留在原箱內(nèi)，因?yàn)檎购蟛徽撌浅鍪郏�回運(yùn)都需要再包裝。需要操作的展品，一定要試運(yùn)作正常后才能在展覽期間示范。安排空箱搬運(yùn)、儲(chǔ)存。這項(xiàng)工作主要是與運(yùn)輸公司協(xié)調(diào)好。

    第八是施工、布置工作。施工、布置是展前最突出的籌備工作。在開(kāi)幕前，施工、布置工作必須100%的完成。展覽會(huì)開(kāi)幕日期和時(shí)間完全沒(méi)有靈活性。因此，一定要計(jì)劃、安排、管理好施工、布置工作，按時(shí)按質(zhì)將展臺(tái)搭好。

    第九是宣傳工作。在此之前，已向所有現(xiàn)有和潛在客戶(hù)做了宣傳工作。展臺(tái)人員抵達(dá)展出地后，主要是直接聯(lián)系、邀請(qǐng)最重要的客戶(hù)。與工商會(huì)、行業(yè)協(xié)會(huì)聯(lián)系，特別是與展出產(chǎn)品有關(guān)的協(xié)會(huì)團(tuán)體聯(lián)系。邀請(qǐng)他們前往參觀展出。新聞工作是宣傳工作的一部分。如果需要就拜見(jiàn)展覽會(huì)新聞負(fù)責(zé)人，并熟悉新聞室及其活動(dòng)安排，提供自己的新聞稿。充分利用展覽會(huì)的新聞、宣傳、廣告活動(dòng)。

    第十是公關(guān)工作。如果有比較大的活動(dòng)，比如開(kāi)幕式、館日、貴賓訪(fǎng)問(wèn)等，工作環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)比較多。這類(lèi)工作宜委托給專(zhuān)業(yè)公關(guān)公司辦理。

    第十一是行政工作。辦理入場(chǎng)證、停車(chē)證，安排雇傭臨時(shí)人員等，雖然是一些非主要工作，但是不辦妥可能會(huì)造成比較大的麻煩。因此也要細(xì)心一一辦妥。